La ley regula la gestión de documentos públicos, la protección del patrimonio documental y el acceso a los archivos en el País Vasco

Qué dice, en claro

Resumen generado con IA. Puede contener errores: el texto que vale es el publicado en el BOE. Cómo se hacen los resúmenes.

La norma establece cómo deben gestionar, conservar y organizar sus documentos las entidades públicas del País Vasco. También regula qué documentos forman parte del patrimonio documental, quién puede consultarlos y qué sanciones se aplican por incumplir estas obligaciones.

A quién afecta

• Administraciones y entidades del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco, de los territorios históricos y de las entidades locales
• Parlamento Vasco, Ararteko, Tribunal Vasco de Cuentas Públicas, juntas generales y Universidad del País Vasco
• Personas y empresas privadas que prestan servicios públicos o ejercen potestades administrativas en el País Vasco
• Titulares de archivos privados que custodian patrimonio documental vasco
• Personas que solicitan consultar documentos públicos o patrimonio documental

Qué cambia

• Las entidades incluidas deben establecer y mantener sistemas y programas de gestión documental.
• Los sistemas de archivo deben contar con un archivo electrónico único.
• Los documentos públicos deben valorarse para fijar sus plazos de conservación o eliminación y sus condiciones de acceso.
• Los documentos públicos no pueden eliminarse sin aprobación previa de la comisión competente.
• Se crea el Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
• Se reconoce el derecho de acceso a los documentos públicos y al patrimonio documental, con los límites que establece la ley.
• Los titulares de archivos privados que formen parte del patrimonio documental deben conservarlos, facilitar su consulta y comunicar determinados traslados o transmisiones.
• Se establecen infracciones y multas de hasta 50.000 euros, desde 50.001 hasta 100.000 euros y desde 100.001 hasta 300.000 euros, según su gravedad.

Qué hay que hacer

• Las entidades incluidas deben establecer y mantener un programa continuado de gestión documental.
• Las entidades incluidas deben adecuar sus normas de gestión documental o aprobar las que necesiten en el plazo de dos años desde la entrada en vigor de la ley.
• Las personas titulares de archivos privados integrantes del patrimonio documental deben conservarlos íntegros y en condiciones adecuadas, y facilitar su consulta.
• Las personas titulares de archivos privados integrantes del patrimonio documental deben comunicar previamente y por escrito las transmisiones onerosas y los traslados o salidas de documentos en los casos previstos por la ley.
• Quien solicite acceso a documentos privados del patrimonio documental custodiados en archivos privados debe presentar una solicitud escrita que identifique los documentos con la mayor precisión posible.

Plazos

• El plazo de dos años desde la entrada en vigor de esta ley para adecuar o aprobar las normas reguladoras de gestión documental.
• Las entidades locales deben ingresar los expedientes y documentos en el sistema de información administrativa en el plazo máximo de un año desde la finalización de su tramitación.
• Los archivos de gestión deben transferir los expedientes y documentos al Archivo General en un plazo máximo de cinco años desde la finalización de su tramitación.
• El Archivo General debe transferir al Archivo Histórico de Euskadi los documentos de conservación permanente en un plazo máximo de cincuenta años desde la fecha de finalización de su tramitación.
• Los documentos de titularidad pública y privada con más de cincuenta años de antigüedad integran el patrimonio documental, salvo las posibilidades de exclusión previstas en la ley.
• La consulta de documentos del patrimonio documental con datos personales especialmente protegidos requiere consentimiento expreso o que hayan transcurrido veinticinco años desde la muerte de las personas afectadas, si se conoce la fecha; si no, cincuenta años desde la fecha de los documentos.
• La Administración puede ejercer el derecho de tanteo en el plazo de tres meses. El retracto puede ejercerse en el plazo de tres meses desde que se conozca la transmisión o que se realizó en condiciones distintas.
• Las personas promotoras de subastas de documentos del patrimonio documental deben notificarlas con una antelación mínima de un mes.
• El procedimiento de declaración o exclusión del patrimonio documental tiene una duración máxima de doce meses desde su incoación; la solicitud puede entenderse desestimada tras seis meses sin resolución expresa.