La ley regula la organización de los archivos y la gestión, conservación y consulta de documentos en las Illes Balears.

Qué dice, en claro

Resumen generado con IA. Puede contener errores: el texto que vale es el publicado en el BOE. Cómo se hacen los resúmenes.

La norma es muy larga: esta explicación se hizo con su parte principal, sin anexos ni tablas.

La norma actualiza cómo se organizan los archivos públicos y cómo se gestionan los documentos en papel y electrónicos. También establece medidas para conservar el patrimonio documental y facilitar el acceso a los documentos.

A quién afecta

• Administraciones públicas de las Illes Balears y sus archivos
• Ayuntamientos y consejos insulares
• Personas y entidades privadas que sean titulares de documentos integrantes o susceptibles de integrar el patrimonio documental de las Illes Balears
• Personas que consulten documentos públicos o archivos históricos

Qué cambia

• Actualiza la regulación del Sistema Archivístico de las Illes Balears y establece sus órganos y subsistemas.
• Incluye expresamente la gestión de documentos electrónicos y la creación de un archivo electrónico único para cada administración pública.
• Refuerza las reglas para evaluar, conservar, transferir y, cuando corresponda, eliminar documentos.
• Prevé la digitalización de fondos documentales y medidas para recuperar patrimonio documental situado fuera del archipiélago.
• Establece obligaciones para titulares de documentos privados que formen parte del patrimonio documental.
• Regula el acceso a documentos públicos y un régimen específico para documentos custodiados en archivos históricos.

Qué hay que hacer

• Las personas y entidades privadas titulares o poseedoras de documentos constitutivos o susceptibles de formar parte del patrimonio documental deben permitir su examen y facilitar la información que les soliciten los órganos competentes.
• Los titulares de archivos o documentos privados integrantes del patrimonio documental deben comunicar su existencia, mantenerlos adecuadamente, entregar copia del inventario y comunicar previamente cambios de titularidad, posesión o ubicación, entre otras obligaciones.
• Las instituciones, personas y entidades responsables de archivos, fondos o colecciones deben facilitar los datos necesarios para elaborar y actualizar el Censo de archivos y documentos.

Plazos

• Las administraciones públicas deben crear los órganos y unidades administrativas para impulsar y coordinar sus archivos y subsistemas en el plazo de un año.
• La administración autonómica y los consejos insulares deben crear los servicios de archivos y gestión documental correspondientes en el plazo de un año.
• Los consejos insulares deben confeccionar los censos de archivos y documentos de su territorio en el plazo de tres años.
• La Comisión Interinsular Calificadora de Documentos debe crearse en el plazo de un año.
• Los documentos privados producidos, reunidos o conservados por determinados organismos radicados en las Illes Balears forman parte del patrimonio documental si tienen una antigüedad superior a los cuarenta años.
• Los documentos privados que se encuentren en las Illes Balears forman parte del patrimonio documental si tienen una antigüedad superior a los cien años.
• El acceso a documentos administrativos históricos o relativos a procedimientos finalizados desde hace al menos cinco años se rige por la tabla de evaluación correspondiente.